Wenn Ihnen Ihre Firma einen Dienstwagen zur Verfügung gestellt hat, entweder als Gradifikation oder weil es zu Ihrem neuen Aufgabenbereich gehört, unterstellt Ihnen das Finanzamt in aller Regel sofort eine private Nutzung. Möchten Sie diese Unterstellung widerlegen, müssen Sie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen. Tun Sie das nicht, erfolgt die Versteuerung des angeblich damit verbundenen geldwerten Vorteils automatisch nach der 1% Regelung – auch wenn Sie überhaupt keine privaten Spritztouren gemacht haben.

Da das Führen eines Fahrtenbuches von Hand eine lästige und zeitraubende Angelegenheit ist und meist mit guten Vorsätzen beginnt, aber dann nicht durchgehalten wird, greifen Dienstwagenfahrer gerne auf elektronische Fahrtenbücher zurück.

Möchten Sie auch ein elektronisches Fahrtenbuch einsetzen, sollten Sie bei der Auswahl eines Systems darauf achten, dass die erfassten Daten und Ihre Eintragungen nachträglich nicht mehr verändert werden können.

Beim Schreiben eines Fahrtenbuches per Hand passiert es natürlich auch, dass man sich mal verschreibt. Dann streicht man die Zeile durch und beschreibt die nächste.

Das hat der Gesetzgeber auch für elektronische Fahrtenbücher erlaubt. Voraussetzung ist, der Originaleintrag bleibt erhalten und die Änderung wird protokolliert.

Das hat zuletzt das Finanzgericht München am 22.04.2008 entschieden (Az. 14 K 166/07). Durch eine solche Aufzeichnung wird nach Auffassung der Richter nicht sichergestellt, dass die Eintragungen fortlaufend, lückenlos und zeitnah vorgenommen worden sind.

Zudem fordert die Finanzbehörde, dass Fahrtenbücher generell „zeitnah“ zu führen sind. Der Begriff  „zeitnah“ ist natürlich nicht näher spezifiziert.

Für die Anerkennung elektronische Fahrtenbücher verlangt man nun seit 2013 auch die Dokumentation des Zeitpunktes der Fahrtenbuchführung. Also wann das Fahrtenbuch wirklich „geschrieben“ wurde.

Obwohl bei elektronischen Fahrtenbüchern, wie z.B. TravelControl alle Daten unmittelbar während der Fahrtt und gespeichert werde, besteht die Finanzbehörde darauf, dass die Fahrten auch zeinah fertiggestellt werden. Bei TravelControl nennt man das Verortung. Die Verortung bezeichnet die Auflösung oder Übersetzung der geografischen Koordinaten eines Fahrtzieles in Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort und die anschließende Ergänzung des Fahrtenbucheintrages mit den Daten des Kunden. Dazu zählen Kunde, Ansprechpartner und Fahrtzweck.

Bisher ist TravelControl das einzige elektronisches Fahrtenbuch, dass diese Anforderungen zu 100% erfüllt. Und das wird jährlich vom TÜV geprüft und bei erfolgreicher Prüfung durch ein Zertifikat dokumentiert. So auch das letzte mal im Jahr 2013.

Mit TravelControl sind Sie zu 100% auf der sicheren Seite.