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Werden elektronische Fahrtenbücher vom Finanzamt anerkannt?
Wenn Ihnen Ihre Firma einen Dienstwagen zur Verfügung gestellt hat, entweder als Gradifikation oder weil es zu Ihrem neuen Aufgabenbereich gehört, unterstellt Ihnen das Finanzamt in aller Regel sofort eine private Nutzung. Möchten Sie diese Unterstellung widerlegen, müssen Sie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen. Tun Sie das nicht, erfolgt die Versteuerung des angeblich damit verbundenen geldwerten Vorteils automatisch nach der 1% Regelung – auch wenn Sie überhaupt keine privaten Spritztouren gemacht haben.
Da das Führen eines Fahrtenbuches von Hand eine lästige und zeitraubende Angelegenheit ist und meist mit guten Vorsätzen beginnt, aber dann nicht durchgehalten wird, greifen Dienstwagenfahrer gerne auf elektronische Fahrtenbücher zurück.
Möchten Sie auch ein elektronisches Fahrtenbuch einsetzen, sollten Sie bei der Auswahl eines Systems darauf achten, dass die erfassten Daten und Ihre Eintragungen nachträglich nicht mehr verändert werden können.
Beim Schreiben eines Fahrtenbuches per Hand passiert es natürlich auch, dass man sich mal verschreibt. Dann streicht man die Zeile durch und beschreibt die nächste.
Das hat der Gesetzgeber auch für elektronische Fahrtenbücher erlaubt. Voraussetzung ist, der Originaleintrag bleibt erhalten und die Änderung wird protokolliert.
Das hat zuletzt das Finanzgericht München am 22.04.2008 entschieden (Az. 14 K 166/07). Durch eine solche Aufzeichnung wird nach Auffassung der Richter nicht sichergestellt, dass die Eintragungen fortlaufend, lückenlos und zeitnah vorgenommen worden sind.
Zudem fordert die Finanzbehörde, dass Fahrtenbücher generell „zeitnah“ zu führen sind. Der Begriff „zeitnah“ ist natürlich nicht näher spezifiziert.
Für die Anerkennung elektronische Fahrtenbücher verlangt man nun seit 2013 auch die Dokumentation des Zeitpunktes der Fahrtenbuchführung. Also wann das Fahrtenbuch wirklich „geschrieben“ wurde.
Obwohl bei elektronischen Fahrtenbüchern, wie z.B. TravelControl alle Daten unmittelbar während der Fahrtt und gespeichert werde, besteht die Finanzbehörde darauf, dass die Fahrten auch zeinah fertiggestellt werden. Bei TravelControl nennt man das Verortung. Die Verortung bezeichnet die Auflösung oder Übersetzung der geografischen Koordinaten eines Fahrtzieles in Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort und die anschließende Ergänzung des Fahrtenbucheintrages mit den Daten des Kunden. Dazu zählen Kunde, Ansprechpartner und Fahrtzweck.
Bisher ist TravelControl das einzige elektronisches Fahrtenbuch, dass diese Anforderungen zu 100% erfüllt. Und das wird jährlich vom TÜV geprüft und bei erfolgreicher Prüfung durch ein Zertifikat dokumentiert. So auch das letzte mal im Jahr 2013.
Mit TravelControl sind Sie zu 100% auf der sicheren Seite.
Vorteile von TravelControl (Video Präsentation)
Dieser Beitrag liefert Ihnen noch mehr Informationen darüber ob und wann es Sinn macht ein elektronisches Fahrtenbuch wie TravelControl einzusetzen.
Wir haben dazu eine Video-Päsentation vorbereitet, die Ihnen kurz und knapp, das „Warum“ und die Vorteile unsere elektronischen Fahrtenbuches TravelControl mit Bild und Ton näher bringt.
Bitte schalten Sie Ihre PC-Lautsprecher ein, da wir Ihnen TravelControl in Bild und Ton präsentieren möchten.
Wir wünschen Ihnen informationsreiche Minuten. (Dauer ca. 4 Minuten)
Dieser Film entstand mit freundlicher Unterstützung von Ike Fast & ifTV – innovatives Fernsehen
Wenn Sie sicher gehen möchten, dass TravelControl personal für Sie das richtige System ist, nutzen Sie die Möglichkeit TravelControl unverbindlich und kostenfrei zu testen.
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Wichtiges Update für TravelControl
Aufgrund der aktuellen Rechtsprechung empfehlen wir allen Nutzern des TravelControl Personal, ab sofort ausschließlich mit der aktuellen Version 7.5 zu arbeiten.
Der Grund ist eine veränderte Rechtslage beim Fahrtenbuch.
Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass bei jeder dienstlichen Fahrt auch immer der Abfahrtsort ersichtlich sein muss. Dies steht zwar nicht im bisherigen Gesetzestext, bildet aber nun die Basis für die zukünftige Anerkennung eines Fahrtenbuches für den Dienstwagen.
Die neue Anforderung war zwar in allen bisherigen TravelControl-Versionen schon immer der Fall, wenn die vorherige Fahrt eine Dienstfahrt war. Aus Datenschutzgründen wurden jedoch die Adressinformationen bei allen Privatfahrten ausgeblendet.
In der aktuellen Softwareversion Version V7.5 wurde auf das Gerichtsurteil reagiert.
Das Update auf V7.5 ist somit für die steuerliche Kfz-Abrechnung unbedingt erforderlich!
Die Datenbank und die Verarbeitungsroutinen der Software mussten hierzu durch die Entwickler aufwendig überarbeitet werden.
Ab sofort werden bei der letzten Privatfahrt der eine Dienstfahrt folgt, die Adressinformationen eingeblendet und können mit ausgedruckt werden.
Das neue Update steht ab sofort per Download oder auf einem Datenträger zur Verfügung.
Bitte kontaktieren Sie uns oder verwenden Sie die aufgeführten Dokumente.
Downloadlinks
Einen ausführlichen Überblick über alles Neuerungen, die mit dem Update 7.5 einhergehen finden Sie im folgenden Dokument. Klicken Sie einfach auf den Link, dann startet der Download automatisch.
Möchten Sie ein Update bei uns bestellen, finden Sie über den folgenden Link das Bestellformular.
Telematik, wozu?
Wenn von Telematik gesprochen wird geht es im Wesentlichen darum, Daten mit mobilen Einheiten oder entfernten stationären Anlagen auszutauschen, diese mit stationären Datenverarbeitungsanlagen zu verarbeiten und für verschiendenste Anwendungen zur Verfügung zu stellen.
Fahrzeugtelematik
Fahrzeugtelematik dient dazu, wichtige Informationen vom Fahrzeug zu bekommen und abhängig von Unternehmen und Fahrzeugtyp, Informationen zum Fahrzeug zu senden.
Da bei Fahrzeugen meist die aktuelle Position wichtig ist, werden in der Regel Systeme eingesetzt, die GPS gestützt die aktuelle Position ermitteln und je nach Anforderungen des Unternehmers, diese sofort und ggf. zusammen mit anderen Informationen per GPRS zum Rechenzentrum senden.
Dem Unternehmer stehen diese Informationen Sekunden später zum Beispiel als Flagge oder Fahrzeugsymbol auf einer digitalen Karte, als grafische Darstellung der Geschwindigkeiten, als Textnachricht vom Fahrzeug oder als Information über den aktuellen Auftragsstatus zur Verfügung.
Fahrzeugtelematik macht im Fuhrpark vieles
- einfacher – z.B. Nachweisführung über gefahrene Strecken, Standzeiten u.v.m.
- effektiver – ohne Anruf hat man immer die aktuelle Position im Blick (Live-Ortung)
- flexibler – durch schnellere Reaktion auf veränderte Anforderungen im Tagesablauf
Diese Vorteile decken sich mit den wichtigsten Zielen, die Unternehmer vorrangig mit dem Einsatz von Telematik verfolgen.
Narürlich kann ein Telematiksystem, abhängig von seiner Bauart, neben der einfachen Routenverfolgung und der Bereitstellung aktueller Statusangaben, weit komplexere Aufgaben erfüllen und Arbeitsabläufe in fast allen Branchen vereinfachen.
Wenn Sie Telematik einsetzen sind Sie ihren Mitbewerbern mindestens einen weiteren Schritt voraus.
Der gezielte Einsatz von Telematiksystemen erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern senkt die Betriebskosten und sorgt für zufriedenere Kunden.
Fordert zum Beispiel ein Kunde einen Beleg für die abgerechneten Leistungen (Stunden), sind handgeschriebene Aufzeichnungen nur bedingt aussagefähig. Eine GPS gestützte Aufzeichnung der Standzeiten ist vom Kunden jedoch nur schwer anfechtbar.
Ein multifunktionales Telematikgerät im Fahrzeug versorgt die Dispositionssoftware permanent mit den aktuellen Informationen. Es ermöglicht schnelles und effektives Handeln und optimiert das gesamte Auftragsmanagement. Eine beachtliche Ersparnis von Zeit und Geld sind die Folge.
Die Vorteile für Ihr Unternehmen
- Reduzierung der Fahrstrecken
- Verbesserung der Fahrzeugauslastung
- Reduzierung der Fahrzeugkosten
- Zentrale Steuerung der Fahrzeugflotte
- Geringerer Verwaltungsaufwand
- Flexibleres Serviceangebot
- Effektivere Personalplanung
- Mehr Transparenz und Planungssicherheit
- Online Auftragsverfolgung mit Auftragsstatus und Zusatzinformationen
- Gesicherte fehlerfreie Informationsübermittlung in Echtzeit
- Nachvollziehbare Kommunikation mit den Fahrzeugpersonal
- Automatisierte Übergabe der Daten an bestehende Systeme(Disposoftware, ERP-Software usw.) durch Standard-Schnittstelle
- Zugriff auf alle relevanten Daten über jeden internetfähigen PC, Laptop oder Tablet PC, egal ob im Büro oder unterwegs
Verbesserungen für Ihre Fahrer/Mitarbeiter
- Optimierte Auftragsabwicklung ohne Papierkirieg
- Zugriff auf aktuelle Auftragsdaten
- Weniger manuelle Schreibarbeiten
- Einfache und intuitive Bedienung
- Übersichtliche, große Displays, z.B. bei Rubicon Touch
- Schnelle, einfache und günstige Kommunikation mit Zentrale und Kollegen